Hvordan bestiller man firmacatering uden stress?

Klokken er 9.17, mødeinvitationen er sendt, og nogen spørger: Hvad gør vi med morgenmaden? Det er præcis her, en god firmabestilling gør forskellen. Når man ved, hvordan bestiller man firmacatering, bliver maden ikke en sidste øjebliks-opgave, men en del af en vellykket arbejdsdag - med god kaffe, anretninger der ser indbydende ud, og noget for alle omkring bordet.

Firmacatering behøver ikke være kompliceret. Det kræver bare, at du får de rigtige oplysninger på plads i den rigtige rækkefølge. Her får du en enkel guide til at bestille catering til alt fra det tidlige teammøde og kundebesøget til fredagsmorgenmad og den store workshop.

Start med anledningen, ikke med menuen

Det første spørgsmål er ikke, om der skal være croissanter eller bowls. Det er: Hvad skal maden kunne i den konkrete situation?

Til et kort morgenmøde fungerer morgenmad, kaffe og mindre anretninger ofte bedst. Gæsterne skal kunne tage en tallerken, sætte sig og komme i gang uden lange pauser. Til en workshop over flere timer kan det give mening med et mere mættende udvalg og lidt variation undervejs. Og når I inviterer kunder eller samarbejdspartnere, må serveringen gerne føles gennemtænkt og generøs uden at stjæle fokus fra samtalen.

Tænk også over tidspunktet. Et møde klokken 8 kalder på noget andet end en bestilling til en eftermiddagsbriefing. Ved morgenarrangementer er god kaffe næsten lige så afgørende som maden. Ved sene møder kan snacks, sødt og kolde drikke være det, der holder energien og stemningen oppe.

Sådan bestiller man firmacatering trin for trin

En præcis bestilling giver både jer og cateringstedet de bedste forudsætninger. Saml derfor de praktiske detaljer, før du vælger menu. Start med dato, ønsket leveringstid eller afhentning og antallet af deltagere. Tilføj gerne et realistisk lille spillerum, hvis I forventer afbud eller ekstra gæster.

Derefter skal I tage stilling til serveringsformen. Skal maden stå klar på et fælles bord, så alle kan vælge? Skal hver deltager have sin egen anretning? Eller skal det være nemt at tage med ind i et mødelokale? Der er ikke én løsning, der altid er bedst. Delte fade skaber en mere social stemning, mens individuelle portioner kan være praktiske ved tætpakkede møder eller arrangementer med mange forskellige ønsker.

Når rammerne er tydelige, bliver menuvalget langt lettere. Hos Baryl kan en firmabestilling bygges omkring caféklassikere med gode råvarer, hjemmelavede elementer og anretninger, der både smager godt og tager sig godt ud på bordet.

Oplys allergener og særlige ønsker i god tid

Det er en lille detalje, som kan gøre en stor forskel for oplevelsen. Spørg deltagerne på forhånd, om der er allergier, vegetariske eller veganske ønsker eller behov for glutenfri alternativer. Send oplysningerne samlet i bestillingen frem for i flere efterfølgende beskeder.

Vær konkret. Skriv eksempelvis ikke kun, at der er “særlige hensyn”, men angiv hvor mange personer det gælder, og hvad der skal tages højde for. Det gør det nemmere at sammensætte en løsning, hvor ingen skal sidde og gætte på, hvad de kan spise.

Husk dog, at et stort udvalg ikke altid er den mest elegante løsning. Til et lille møde på seks personer kan få, velvalgte ting være bedre end en overfyldt bestilling. Til 30 personer er variation mere relevant, særligt hvis deltagergruppen er blandet. Mængde og udvalg bør følge arrangementet - ikke bare en idé om, at mere altid er bedre.

Beregn den rigtige mængde

Den klassiske fejl er at bestille efter hovedregning fem minutter før deadline. Brug i stedet arrangementets længde og tidspunkt som pejlemærke.

Til et kort møde er en lettere morgenmadsanretning eller et udvalg af bagværk, frugt og kaffe ofte passende. Er deltagerne samlet i flere timer, bør du planlægge mere generøst. Folk spiser forskelligt, og der skal være nok til, at de sidste til mødet også får et udvalg, der føles lige så godt som det første.

Kaffe er værd at beregne særskilt. Hvis mødet starter tidligt, eller der er mange vante kaffedrikkere, går den hurtigt. Tænk gerne i både kaffe, te og kolde drikke, så der er noget til dem, der ikke starter dagen med espresso. Små valg som havredrik til kaffen eller vand på bordet viser omtanke, uden at bestillingen bliver tung og besværlig.

Levering eller afhentning?

Valget afhænger af dagens program. Levering er oplagt, når alle hænder skal være frie til at tage imod gæster, gøre mødelokalet klar eller få teknikken til at spille. Sørg for at oplyse den præcise adresse, etage, indgang og kontaktperson. I større kontorbygninger kan få ekstra linjer i bestillingen spare meget tid på dagen.

Afhentning kan være den gode løsning, hvis kontoret ligger tæt på caféen, eller hvis I ønsker fuld kontrol over, hvornår maden kommer ind ad døren. Det kræver bare, at en konkret person er ansvarlig for at hente - og at vedkommende har tid i kalenderen. Lad ikke afhentningen være en opgave, der flyder mellem tre travle kolleger.

Bestil så tidligt som muligt, især ved større arrangementer, populære tidspunkter og bestillinger med mange tilpasninger. Det giver bedre mulighed for at få netop den sammensætning, I ønsker, og gør dagen roligere for alle.

Gør serveringen klar før maden ankommer

Firmacatering bliver bedst, når det er lige til at gå til. Ryd en flade, find kopper, glas, servietter og eventuelt små skilte til retter med særlige hensyn. Hvis der er kaffe med i bestillingen, så beslut på forhånd, hvor den skal stå, så køen ikke ender midt i indgangen til mødelokalet.

Ved morgenmad og brunch er det ofte fint med en afslappet buffet, hvor folk selv tager. Ved kundemøder kan en mere rolig opstilling med tydelige portioner virke mere gennemført. Begge dele kan være hyggelige - det handler om, hvor formelt mødet er, og hvor meget plads I har.

Det er også værd at udpege én person, som tager imod leveringen og holder overblikket. Ikke fordi det skal være højtideligt, men fordi den, der arrangerer mødet, så kan være til stede, når gæsterne kommer.

De spørgsmål, der er gode at afklare før bestilling

Inden du sender bestillingen, bør du kunne svare på: Hvor mange deltager? Hvornår skal maden være klar? Skal den leveres eller afhentes? Hvilke kostønsker skal der tages højde for? Og hvem tager imod eller henter?

Det hjælper også at afklare, om prisen skal være samlet på én faktura, og om virksomheden har en intern beløbsgrænse pr. deltager. Det er ikke det mest appetitlige punkt på listen, men det forebygger misforståelser og gør godkendelsen lettere.

Firmacatering handler også om værtskab

Når der står ordentlig morgenmad på bordet, får mødet en anden start. Kollegers samtaler begynder lidt lettere, nye ansigter falder mere naturligt ind, og kunder mærker, at I har tænkt på deres tid. Det handler ikke om at gøre en almindelig tirsdag til en stor produktion. Det handler om at skabe en rar ramme, hvor maden understøtter det, I er samlet om.

Næste gang du står med en mødeinvitation og et tomt bord, så begynd med deltagerne, tidspunktet og den ønskede stemning. Resten kan bygges derfra - og en velvalgt kaffe ved siden af skader sjældent.